কর্পোরেট গভর্নেন্স কোড-২০১৮ এর কন্ডিশন ৪ অনুযায়ী প্রতিটি বোর্ডের অন্তত দুটি উপ-কমিটি থাকতে হয়, অডিট কমিটি এবং নমিনেশন অ্যান্ড রেমুনারেশন কমিটি। এই দুটির মধ্যে অডিট কমিটিকে কোডের একটি সম্পূর্ণ কন্ডিশন, কন্ডিশন ৫, দিয়ে আলাদাভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে, যার মধ্যে অ্যানেক্সার-সি চেকলিস্টের মোট ৩৪টি লাইন আইটেম আছে, যা আমরা কোডের সম্পূর্ণ গাইডে চার্টে দেখিয়েছি।
বিজ্ঞাপনের জায়গা (সংরক্ষিত)
গঠন, কমপক্ষে তিন সদস্য
কন্ডিশন ৫(২) অনুযায়ী অডিট কমিটিতে কমপক্ষে তিনজন সদস্য থাকতে হবে, যারা সবাই নন-এক্সিকিউটিভ পরিচালক হবেন, বোর্ডের চেয়ারপারসন ছাড়া, এবং তাদের মধ্যে অন্তত একজন স্বাধীন পরিচালক থাকতে হবে। কমিটির সব সদস্যকে "আর্থিকভাবে সচেতন" হতে হবে, অর্থাৎ আর্থিক প্রতিবেদন পড়তে ও বুঝতে সক্ষম হতে হবে, এবং অন্তত একজন সদস্যের দশ বছরের হিসাব বা আর্থিক ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত অভিজ্ঞতা থাকতে হবে। কোনো সদস্যের মেয়াদ শেষ হলে বা কেউ পদত্যাগ করলে এক মাসের মধ্যেই নতুন সদস্য নিয়োগ দিতে হয়, যাতে কমিটির ন্যূনতম সংখ্যা তিনের নিচে না নামে।
চেয়ারপারসন, অবশ্যই একজন স্বাধীন পরিচালক
কন্ডিশন ৫(৩) অনুযায়ী অডিট কমিটির চেয়ারপারসন অবশ্যই একজন স্বাধীন পরিচালক হতে হবে, এই নিয়ম সরাসরি আমাদের স্বাধীন পরিচালক নিয়ে লেখার সাথে যুক্ত। চেয়ারপারসনকে বার্ষিক সাধারণ সভায় উপস্থিত থেকে শেয়ারহোল্ডারদের প্রশ্নের জবাব দিতে হয়, আর কোম্পানি সেক্রেটারি এই কমিটির সেক্রেটারি হিসেবে কাজ করেন।
গল্পে বলি
ধরা যাক একটি কোম্পানিতে অডিট কমিটির চেয়ারপারসন নিয়মিত স্বাধীন পরিচালক হলেও, একটি নির্দিষ্ট বার্ষিক সাধারণ সভায় তিনি অসুস্থতার কারণে উপস্থিত থাকতে পারলেন না। কোডের নিয়ম অনুযায়ী এক্ষেত্রে কমিটির অন্য একজন সদস্যকে সেই সভায় উপস্থিত থেকে প্রশ্নের জবাব দেওয়ার জন্য নির্বাচন করতে হয়, এবং মূল চেয়ারপারসনের অনুপস্থিতির কারণ মিনিটসে লিখে রাখতে হয়। এই নিয়ম নিশ্চিত করে শেয়ারহোল্ডারদের প্রশ্নের জবাব দেওয়ার জায়গাটি কখনো খালি না থাকে।
সভা, বছরে অন্তত চারবার
কন্ডিশন ৫(৪) অনুযায়ী অডিট কমিটিকে বছরে অন্তত চারটি সভা করতে হয়, এবং প্রয়োজনে কোনো সদস্যের অনুরোধে জরুরি সভাও ডাকা যায়। সভার কোরাম পূর্ণ হতে হয় কমপক্ষে দুইজন সদস্য বা মোট সদস্যের দুই-তৃতীয়াংশ, এই দুটির মধ্যে যেটি সংখ্যায় বেশি তার উপস্থিতিতে, এবং অবশ্যই একজন স্বাধীন পরিচালককে উপস্থিত থাকতে হবে।
অডিট কমিটি বনাম এনআরসি, বছরে ন্যূনতম কতটি সভা বাধ্যতামূলক
বিষয়
মান
অডিট কমিটি
৪
নমিনেশন অ্যান্ড রেমুনারেশন কমিটি (এনআরসি)
১
আপনি কি জানেন, অডিট কমিটিকে কেন এনআরসির চারগুণ বেশি সভা করতে হয়?
কারণ অডিট কমিটির কাজের পরিধি অনেক বেশি নিয়মিত, প্রতি প্রান্তিকের আর্থিক প্রতিবেদন পর্যালোচনা করা তাদের দায়িত্বের একটি বড় অংশ। এনআরসির কাজ মূলত নীতি নির্ধারণ ও নিয়োগ সংক্রান্ত, যা বছরে একবার মূল পর্যালোচনা করলেই সাধারণত চলে।
বিজ্ঞাপনের জায়গা (সংরক্ষিত)
ভূমিকা, কী কী তদারকি করতে হয়
কন্ডিশন ৫(৫) এ অডিট কমিটির দায়িত্বের একটি দীর্ঘ তালিকা দেওয়া আছে। এর মধ্যে আছে আর্থিক প্রতিবেদন প্রক্রিয়া তদারকি করা, হিসাব নীতি পর্যালোচনা করা, অভ্যন্তরীণ অডিট পরিকল্পনা অনুমোদন করা, বহিরাগত নিরীক্ষক নিয়োগ ও তাদের পারফরম্যান্স তদারকি করা, ত্রৈমাসিক ও বার্ষিক আর্থিক প্রতিবেদন বোর্ডে পাঠানোর আগে পর্যালোচনা করা এবং সংশ্লিষ্ট পক্ষের সাথে লেনদেনের বিবরণ পরীক্ষা করা। এছাড়া আইপিও বা রাইট শেয়ারের মাধ্যমে সংগৃহীত অর্থ যথাযথভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে কিনা তা তদারকি করাও তাদের দায়িত্বের অংশ।
রিপোর্টিং, বোর্ড থেকে শুরু করে বিএসইসি পর্যন্ত
কন্ডিশন ৫(৬) এ অডিট কমিটির রিপোর্টিং কাঠামো তিন স্তরে বর্ণিত আছে। প্রথম স্তরে তারা নিয়মিতভাবে বোর্ডকে তাদের কার্যক্রম জানায়, এবং স্বার্থের সংঘাত, সন্দেহজনক প্রতারণা বা আইন লঙ্ঘনের মতো বিষয় পেলে তা সাথে সাথে বোর্ডকে জানায়। দ্বিতীয় স্তরে, যদি অডিট কমিটি দেখে যে তাদের রিপোর্ট করা কোনো গুরুত্বপূর্ণ বিষয় বোর্ড তিনবার জানানোর পরও অযৌক্তিকভাবে অগ্রাহ্য করেছে, অথবা প্রথম রিপোর্টের ছয় মাস পার হয়ে গেছে, তাহলে কমিটি সরাসরি বিএসইসির কাছে রিপোর্ট করে। তৃতীয় স্তরে, বছর শেষে কমিটির চেয়ারপারসনের স্বাক্ষরে একটি কার্যক্রম প্রতিবেদন বার্ষিক প্রতিবেদনে প্রকাশ করা হয়, যা শেয়ারহোল্ডার ও সাধারণ বিনিয়োগকারীদের জন্য।
আপনার কোম্পানির অডিট কমিটি যদি কোনো অনিয়ম খুঁজে পায়, বোর্ড তা উপেক্ষা করলে কী হবে?
অডিট কমিটি প্রথমে বোর্डকে জানাবে, এবং যদি তিনবার জানানোর পরও কোনো সংশোধন না হয়, অথবা ছয় মাস পার হয়ে যায়, তাহলে কমিটি সরাসরি বিএসইসির কাছে রিপোর্ট করতে বাধ্য। এই নিয়মটিই নিশ্চিত করে যে অডিট কমিটি কখনো পুরোপুরি ক্ষমতাহীন হয়ে পড়ে না, বোর্ড অসহযোগিতা করলেও তার একটি বাইরের পথ থাকে।
নমিনেশন অ্যান্ড রেমুনারেশন কমিটির সাথে সম্পর্ক
অডিট কমিটি এবং এনআরসি একই কন্ডিশন ৪ এর অধীনে তৈরি হলেও তাদের কাজের ধরন ভিন্ন। অডিট কমিটি আর্থিক প্রতিবেদন ও নিরীক্ষা নিয়ে কাজ করে, আর এনআরসি কাজ করে নিয়োগ ও পারিশ্রমিক নীতি নিয়ে। এনআরসির বিস্তারিত পাবেন আমাদের আলাদা লেখায়, আর এই দুই কমিটির সাথে সংযুক্ত চারটি গুরুত্বপূর্ণ পদ নিয়ে পড়ুন সিএফও ও কোম্পানি সেক্রেটারি নিয়ে লেখায়।
প্রশ্নোত্তর
অডিট কমিটিতে কমপক্ষে কতজন সদস্য থাকতে হয়?
কমপক্ষে তিনজন, যাদের মধ্যে অন্তত একজন স্বাধীন পরিচালক হতে হয় এবং চেয়ারপারসন অবশ্যই স্বাধীন পরিচালক হতে হয়।
বছরে কমপক্ষে কতবার অডিট কমিটির সভা হওয়া বাধ্যতামূলক?
কমপক্ষে চারবার, এবং প্রয়োজনে অতিরিক্ত জরুরি সভাও ডাকা যায়।
অডিট কমিটি কখন সরাসরি বিএসইসির কাছে রিপোর্ট করে?
যখন কোনো গুরুত্বপূর্ণ বিষয় বোর্ডকে তিনবার জানানোর পরও সমাধান হয়নি, অথবা প্রথম রিপোর্টের ছয় মাস পার হয়ে গেছে, এই দুটির যেটি আগে ঘটে তখনই।
কোম্পানি সেক্রেটারি কি অডিট কমিটির সদস্য হতে পারেন?
না, তিনি কমিটির সেক্রেটারি হিসেবে কাজ করেন, ভোটদানকারী সদস্য হিসেবে নয়।
অডিট কমিটির চেয়ারপারসন কি সবসময় একই ব্যক্তি থাকতে হয়?
নিয়মিত চেয়ারপারসন অনুপস্থিত থাকলে অন্য সদস্যরা একজনকে সেই নির্দিষ্ট সভার জন্য চেয়ারপারসন নির্বাচন করতে পারেন।
