বোর্ড চার্টার কীভাবে লিখবেন: টেমপ্লেট ও নির্দেশনা
05 অক্টো 2026 তারিখে প্রকাশিত
আমাদের অডিট কমিটির এজেন্ডা তৈরি নিয়ে লেখায় আমরা দেখেছি একটি কমিটির কাজ কীভাবে গঠন করা উচিত। কিন্তু পুরো বোর্ডের নিজের কাজের নিয়মকানুন কোথায় লেখা থাকে? উত্তর হলো বোর্ড চার্টার, একটি নথি যা অনেক প্রতিষ্ঠানেই নেই বা অসম্পূর্ণ। এই লেখায় আমরা দেখব কীভাবে একটি সম্পূর্ণ বোর্ড চার্টার লিখবেন।
বোর্ড চার্টার আসলে কী, এবং কেন প্রয়োজন
বোর্ড চার্টার হলো একটি লিখিত নথি, যেখানে বোর্ডের ক্ষমতা, দায়িত্ব, সীমা এবং ব্যবস্থাপনার সাথে সিদ্ধান্ত গ্রহণের বিভাজন স্পষ্টভাবে লেখা থাকে। কোম্পানির সংঘস্মারক ও সংঘবিধি আইনি কাঠামো দেয়, কিন্তু চার্টার সেই কাঠামোকে ব্যবহারিক নিয়মে রূপান্তরিত করে, যেমন কোন সিদ্ধান্ত বোর্ডের অনুমোদন লাগবে এবং কোনটি ব্যবস্থাপনা নিজেই নিতে পারবে।
- স্পষ্টতা। কোন সিদ্ধান্তের জন্য বোর্ডের অনুমোদন প্রয়োজন, তা আগে থেকেই নির্ধারিত থাকে।
- ধারাবাহিকতা। নতুন পরিচালক যোগ দিলে তিনি দ্রুত বোর্ডের কাজের ধরন বুঝতে পারেন।
- দায়বদ্ধতা। সীমা অতিক্রম করে কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়া হলে তা সহজে চিহ্নিত করা যায়।
গল্পে বলি
একটি পরিবারতান্ত্রিক গ্রুপ অব কোম্পানিজে বোর্ডের কোনো লিখিত চার্টার ছিল না, এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার সীমা মূলত অনানুষ্ঠানিক বোঝাপড়ার ওপর নির্ভর করত। একবার ব্যবস্থাপনা পরিচালক বোর্ডের অনুমোদন ছাড়াই একটি বড় জমি কেনার চুক্তি করে ফেলেন, কারণ তিনি মনে করেছিলেন এটি তার ক্ষমতার মধ্যেই পড়ে। অন্য পরিচালকরা পরে জানতে পারেন এবং বিষয়টি নিয়ে বড় বিরোধ তৈরি হয়, কারণ কারও কাছেই লিখিত কোনো সীমা ছিল না যার ভিত্তিতে সিদ্ধান্তটি সঠিক বা ভুল তা নির্ধারণ করা যায়। এই ঘটনার পরই বোর্ড প্রথমবার একটি লিখিত চার্টার তৈরি করে, যেখানে একটি নির্দিষ্ট অঙ্কের বেশি কোনো সম্পদ কেনাবেচায় বোর্ডের পূর্ব অনুমোদন বাধ্যতামূলক করা হয়।
৫টি ধাপে বোর্ড চার্টার লেখা
| বিষয় | ধাপ |
|---|---|
| বোর্ডের ভূমিকা ও দায়িত্ব সংজ্ঞায়িত করা | ১ |
| সিদ্ধান্তের আর্থিক ও কার্যক্রম সীমা নির্ধারণ | ২ |
| কমিটি কাঠামো ও ক্ষমতা অর্পণ লেখা | ৩ |
| সভার নিয়ম ও তথ্য প্রবাহ নির্ধারণ | ৪ |
| বোর্ডের অনুমোদন নিয়ে বার্ষিক পর্যালোচনা | ৫ |
প্রথম ধাপে বোর্ডের সামগ্রিক ভূমিকা স্পষ্টভাবে লিখতে হয়, যেমন কৌশলগত দিকনির্দেশনা দেওয়া, ব্যবস্থাপনার কর্মক্ষমতা তদারকি করা এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা। দ্বিতীয় ধাপে একটি সুনির্দিষ্ট আর্থিক সীমা নির্ধারণ করতে হয়, যেমন একটি নির্দিষ্ট অঙ্কের বেশি কোনো ব্যয় বা সম্পদ কেনাবেচায় বোর্ডের পূর্ব অনুমোদন লাগবে। তৃতীয় ধাপে অডিট কমিটি, নমিনেশন কমিটির মতো উপ-কমিটিগুলোর ক্ষমতা ও দায়িত্ব সুনির্দিষ্টভাবে লিখতে হয়, যাতে কোনো দায়িত্ব দুইবার বরাদ্দ না হয় বা কোনোটি অনুল্লিখিত না থাকে। চতুর্থ ধাপে সভার সংখ্যা, নোটিশের সময়সীমা এবং পরিচালকদের কাছে তথ্য পাঠানোর নিয়ম লিখতে হয়। পঞ্চম ধাপে চার্টারটি অপরিবর্তনীয় নয় তা নিশ্চিত করে, প্রতি বছর বোর্ডের অনুমোদনক্রমে পর্যালোচনা ও প্রয়োজনে সংশোধনের একটি নিয়মিত প্রক্রিয়া রাখতে হয়।
চার্টারে কী কী বিষয় থাকা উচিত
একটি সম্পূর্ণ বোর্ড চার্টারে সাধারণত নিচের বিষয়গুলো অন্তর্ভুক্ত থাকে।
| অংশ | বিষয়বস্তু |
|---|---|
| ভূমিকা ও উদ্দেশ্য | বোর্ডের সামগ্রিক দায়িত্ব এবং এই নথির লক্ষ্য |
| গঠন | সদস্য সংখ্যা, স্বাধীন পরিচালকের অনুপাত, মেয়াদ |
| ক্ষমতা অর্পণ | কোন সিদ্ধান্ত বোর্ডে, কোনটি ব্যবস্থাপনায় |
| কমিটি কাঠামো | অডিট, এনআরসি এবং প্রয়োজনে অন্য কমিটি |
| সভার নিয়ম | সংখ্যা, নোটিশ, কোরাম, মিনিটস |
| পর্যালোচনা | কত ঘন ঘন চার্টার পর্যালোচনা হবে |
আপনি কি কখনো ভেবেছেন, কেন একটি ছোট পরিবারতান্ত্রিক কোম্পানিতেও লিখিত চার্টার প্রয়োজন হতে পারে?
কারণ পরিবারের মধ্যে অনানুষ্ঠানিক বোঝাপড়া প্রথম প্রজন্মে ভালো কাজ করলেও, দ্বিতীয় বা তৃতীয় প্রজন্মে এসে একই বোঝাপড়া না থাকার কারণে বড় বিরোধ তৈরি হতে পারে। লিখিত চার্টার সেই অনানুষ্ঠানিক বোঝাপড়াকে একটি স্থায়ী, প্রমাণযোগ্য কাঠামোয় রূপান্তরিত করে।
“তালিকাভুক্ত কোম্পানির বোর্ডে সদস্য সংখ্যা ৫ জনের কম বা ২০ জনের বেশি হতে পারবে না।”
সাধারণ ভুল
কোম্পানিগুলো সাধারণত যেসব ভুল করে
-
1
চার্টার লিখে আলমারিতে রেখে দেওয়া
একবার লিখে তারপর কখনো পর্যালোচনা না করলে চার্টার সময়ের সাথে প্রতিষ্ঠানের বাস্তবতার সাথে অসামঞ্জস্যপূর্ণ হয়ে যায়।
-
2
আর্থিক সীমা খুব অস্পষ্টভাবে লেখা
"বড় অঙ্কের ব্যয়" এর মতো অস্পষ্ট ভাষা ব্যবহার করলে বিতর্কের সময় তা কোনো কাজেই আসে না, সুনির্দিষ্ট অঙ্ক লেখা জরুরি।
-
3
কমিটির ক্ষমতার সাথে বোর্ডের ক্ষমতার দ্বন্দ্ব রাখা
একই সিদ্ধান্ত একাধিক কমিটি বা বোর্ড দুটোই নিতে পারে এমন অস্পষ্টতা রাখলে দায়িত্ব এড়ানোর সুযোগ তৈরি হয়।
-
4
নতুন পরিচালকদের চার্টার সম্পর্কে অবহিত না করা
নিয়োগের সময় চার্টার না পড়ালে নতুন পরিচালক নিজের ক্ষমতা ও সীমা সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন।
কেস স্টাডি
কেস স্টাডি
অস্পষ্ট সীমার কারণে বিরোধের দৃষ্টান্তমূলক দৃশ্যকল্প
প্রেক্ষাপট: এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক কাল্পনিক দৃশ্যকল্প, যেখানে একটি কোম্পানির চার্টারে লেখা ছিল "বড় অঙ্কের বিনিয়োগ বোর্ডের অনুমোদন লাগবে", কিন্তু কোনো সুনির্দিষ্ট অঙ্ক উল্লেখ ছিল না।
সমস্যা: ব্যবস্থাপনা পরিচালক একটি মাঝারি অঙ্কের যন্ত্রপাতি কেনার সিদ্ধান্ত নিজেই নিয়ে নেন, এটিকে "বড় অঙ্ক নয়" বলে যুক্তি দেখান, কিন্তু অন্য পরিচালকরা এটিকে বড় সিদ্ধান্ত মনে করেছিলেন।
সমাধান: বোর্ড চার্টার সংশোধন করে একটি সুনির্দিষ্ট টাকার অঙ্ক নির্ধারণ করে, যার বেশি কোনো ব্যয়েই বোর্ডের পূর্ব অনুমোদন বাধ্যতামূলক, যা ভবিষ্যতে এই ধরনের অস্পষ্টতা দূর করে।
উপসংহার
একটি সুনির্দিষ্ট বোর্ড চার্টার শুধু কাগজের নথি নয়, এটি বোর্ড ও ব্যবস্থাপনার মধ্যে সম্পর্কের একটি কার্যকর মানচিত্র। পরের লেখায় আমরা দেখব বার্ষিক প্রতিবেদনে সিজি কমপ্লায়েন্স রিপোর্ট কীভাবে লিখবেন, যা চার্টারে নির্ধারিত নিয়মের বাস্তব প্রতিফলন।
প্রশ্নোত্তর
বোর্ড চার্টার কি আইনত বাধ্যতামূলক?
কোড-২০১৮ সরাসরি "বোর্ড চার্টার" শব্দটি ব্যবহার না করলেও, বোর্ডের ভূমিকা ও ক্ষমতা অর্পণ স্পষ্ট করার প্রয়োজনীয়তা এটি কার্যত অপরিহার্য করে তোলে।
চার্টার আর সংঘবিধির পার্থক্য কী?
সংঘবিধি আইনি নথি, যা পরিবর্তন করতে শেয়ারহোল্ডারদের অনুমোদন লাগে। চার্টার বোর্ডের নিজের অনুমোদনে পরিবর্তনযোগ্য একটি ব্যবহারিক নীতিমালা।
চার্টার কত ঘন ঘন পর্যালোচনা করা উচিত?
অন্তত বছরে একবার, বা প্রতিষ্ঠানের আকার বা কাঠামোয় বড় পরিবর্তন হলে তার সাথে সাথে।
ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য কি সংক্ষিপ্ত চার্টার যথেষ্ট?
হ্যাঁ, আকার অনুযায়ী সংক্ষিপ্ত সংস্করণ রাখা যায়, তবে আর্থিক সীমা ও ক্ষমতা অর্পণের মূল বিষয়গুলো থাকা জরুরি।
চার্টার কে অনুমোদন করে?
বোর্ড নিজেই চার্টার অনুমোদন করে, এবং প্রয়োজনে বড় পরিবর্তনের ক্ষেত্রে শেয়ারহোল্ডারদের অবগত করা ভালো অনুশীলন।
চার্টার না থাকলে কী সমস্যা হতে পারে?
সিদ্ধান্তের সীমা অস্পষ্ট থাকায় ব্যবস্থাপনা পরিচালক অতিরিক্ত ক্ষমতা নিয়ে নিতে পারেন, এবং বিরোধের সময় কোনো লিখিত ভিত্তি না থাকায় সমাধান কঠিন হয়ে পড়ে।
চার্টারে কমিটির ক্ষমতা কতটা বিস্তারিত লেখা উচিত?
প্রতিটি কমিটির নির্দিষ্ট দায়িত্ব এবং সিদ্ধান্তের সীমা স্পষ্টভাবে লেখা উচিত, যাতে বোর্ড ও কমিটির ক্ষমতার মধ্যে কোনো দ্বন্দ্ব না থাকে।
বহুজাতিক প্রতিষ্ঠানের চার্টার কি আলাদা হয়?
মূল কাঠামো একই থাকে, তবে স্থানীয় আইন ও নিয়ন্ত্রক শর্তের সাথে সামঞ্জস্য রাখতে কিছু অতিরিক্ত ধারা যুক্ত হতে পারে।
চার্টার কি শেয়ারহোল্ডারদের দেখানো বাধ্যতামূলক?
আইনত বাধ্যতামূলক না হলেও, স্বচ্ছতা বাড়াতে অনেক ভালো গভর্নেন্স চর্চার কোম্পানি তা ওয়েবসাইটে প্রকাশ করে।
মূল বিষয়সমূহ
- ●বোর্ড চার্টার বোর্ডের ভূমিকা, ক্ষমতার সীমা এবং ব্যবস্থাপনার সাথে দায়িত্ব বিভাজন লিখিতভাবে নির্ধারণ করে।
- ●লেখার পাঁচটি ধাপ হলো ভূমিকা সংজ্ঞায়ন, আর্থিক সীমা নির্ধারণ, কমিটি কাঠামো লেখা, সভার নিয়ম নির্ধারণ এবং বার্ষিক পর্যালোচনা।
- ●আর্থিক সীমা অস্পষ্টভাবে লেখা এবং চার্টার একবার লিখে আর না দেখা সবচেয়ে সাধারণ ভুল।
- ●নতুন পরিচালক নিয়োগের সময় চার্টার সম্পর্কে পরিচিত করানো উচিত।
- ●চার্টার আইনি সংঘবিধির বিকল্প নয়, বরং তার ব্যবহারিক সম্প্রসারণ।